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Microsoft 365 am Mac optimal nutzen

Abseits von Word, Excel und Powerpoint stellt Microsoft zahlreiche weitere Business-Anwendungen zur Verfügung. Wir zeigen, wie Sie diese am Mac optimal nutzen.

Mit Microsoft 365 stellt Microsoft hauptsächlich die Cloud-Dienste Microsoft Exchange Online, Sharepoint Online mit Onedrive for Business und Teams zur Verfügung. Natürlich gehören noch zahlreiche weitere Webdienste zu den Funktionen von Microsoft 365, aber die meisten Anwender arbeiten mit diesen drei Diensten. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag, wie sich die Dienste in macOS integrieren lassen.

In Apple Mail sind Funktionen zur Anbindung von lokalen Exchange-Servern und zur Verbindung mit Exchange Online integriert.
Vergrößern In Apple Mail sind Funktionen zur Anbindung von lokalen Exchange-Servern und zur Verbindung mit Exchange Online integriert.

© Thomas Joos

So lässt sich zum Beispiel auch Apple Mail mit einem Konto bei Exchange Online oder der OneDrive-Client für macOS auch beim Onedrive for Business nutzen, um SharePoint-Bibliotheken direkt an den Finder anzubinden zum schnelleren und effektiveren Öffnen von Dokumenten aus der Cloud.

Apple Mail mit Exchange Online verknüpfen und Fehler beheben

Um mit Exchange Online und der damit verbundenen E-Mail-Adresse mit macOS zu arbeiten, ist Outlook als Client die beste Lösung. Die Software ist für den Betrieb mit Exchange Online optimiert und arbeitet auch damit am besten zusammen. Es ist aber auch problemlos möglich, Apple Mail an Exchange Online anzubinden.

Exchange Online in Microsoft 365 kann mit Apple Mail synchronisiert werden.
Vergrößern Exchange Online in Microsoft 365 kann mit Apple Mail synchronisiert werden.

© Thomas Joos

Öffnen Sie dazu in macOS die “Systemeinstellungen” und klicken Sie auf “Internetaccounts”. Danach klicken Sie unten links auf das Plus-Zeichen und anschließend auf “Microsoft Exchange”. Geben Sie im Feld die E-Mail-Adresse ein, die Ihnen für Exchange Online zugewiesen wurde. Das ist normalerweise auch die Adresse, mit der Sie sich an den anderen Clouddiensten von Microsoft 365 anmelden. Klicken Sie anschließend auf “Anmelden” und bestätigen Sie die Anmeldung noch einmal mit “Anmelden”.

Apple Mail versucht jetzt eine Verbindung zum Exchange-Online-Server aufzubauen. Gelingt das nicht, liegt es an Problemen mit der Namensauflösung. Testen Sie zunächst, ob Sie mit dem Internet verbunden sind und generell die E-Mail-Server von Microsoft erreichen können. Geben Sie im Terminal dazu “ping outlook.office365.com” ein. Sie müssen Antworten erhalten, ansonsten ist ihr Mac nicht richtig mit dem Internet verbunden, oder der verwendete DNS-Server kann die Domäne von Microsoft nicht finden.

Melden Sie sich im Microsoft-Anmeldefenster noch einmal an und geben Sie das Kennwort für Ihr Konto bei Microsoft 365 ein. Schließen Sie die Anmeldung bei Microsoft ab. Haben Sie bereits die Multifaktor-Authentifizierung aktiviert, müssen Sie die Anmeldung an Apple Mail noch mit der zweiten Anmeldung bestätigen. Dazu nutzen Sie entweder die kostenlose Microsoft Authenticator-App, oder Sie erhalten eine SMS mit dem Anmeldecode. Sie haben dazu nur wenig Zeit, weil die Authentifizierung ansonsten abgebrochen wird und Sie neu beginnen müssen. Um die Einstellungen Ihres Kontos bei Microsoft 365 zu überprüfen oder anzupassen, verwenden Sie die URL https://myaccount.microsoft.com . Ihre Anmeldedaten und die Standardanmeldemethoden ändern Sie wiederum über die Seite https://mysignins.microsoft.com .

Auswählen der zu synchronisierenden Objekte aus Microsoft 365 mit Apple Mail.
Vergrößern Auswählen der zu synchronisierenden Objekte aus Microsoft 365 mit Apple Mail.

© Thomas Joos

Wählen Sie nach der erfolgreichen Anmeldung aus, was Sie alles aus Ihrem Postfach in Microsoft 365 mit Apple Mail synchronisieren wollen und klicken Sie auf “Fertig”. Sie können diese Einstellungen hier noch anpassen und mit “Details” die Bezeichnung des Postfaches anpassen. Sinnvoll ist etwa die Mail-Adresse als Bezeichnung zu verwenden, da Sie bei der Verwendung mehrerer E-Mail-Adressen schneller zwischen den Postfächern wechseln können.

Öffnen Sie danach Apple Mail. Im Postfach sind Ihre E-Mails aus Microsoft 365 zu finden. Die Ordner im Postfach entsprechen der Anzeige in Exchange Online. Sind hier keine E-Mails zu finden, überprüfen Sie, ob in den Einstellungen des Postfachs nicht versehentlich einzelne Objekte abgewählt wurden, zum Beispiel “Mail”.

Das Exchange-Postfach synchronisiert sich mit Apple Mail.
Vergrößern Das Exchange-Postfach synchronisiert sich mit Apple Mail.

© Thomas Joos

E-Mails von Microsoft 365 kommen an Apple Mail nicht an – Was ist zu tun?

Hat die Anbindung von Apple Mail an Microsoft 365 funktioniert, es kommen aber keine E-Mails an, sollten Sie zunächst überprüfen, ob die Internetverbindung funktioniert und Sie den Server “outlook.office365.com” im Terminal anpingen können. Stellen Sie in Apple Mail darüber hinaus sicher, dass Sie erfolgreich angemeldet sind. Über das Kontextmenü des Postfachs in Apple Mail rufen Sie dazu “Accountinformationen” auf.

Anzeigen der Accountinformationen für ein Postfach in Microsoft 365, das an Apple Mail angebunden ist.
Vergrößern Anzeigen der Accountinformationen für ein Postfach in Microsoft 365, das an Apple Mail angebunden ist.

© Thomas Joos

Erscheinen an dieser Stelle nicht die Informationen zum Postfach, überprüfen Sie in den Systemeinstellungen bei „Internetaccounts“, ob die Anmeldedaten noch richtig hinterlegt sind und authentifizieren Sie sich erneut am Postfach. Sie können die Anmeldedaten und Ihr Postfach auch in Apple Safari über die Adresse outlook.office365.com testen. Melden Sie sich an und überprüfen Sie, ob Ihre E-Mails an dieser Stelle zu sehen sind.

Testen Sie auch über das Kontextmenü des Exchange-Online-Postfachs, dass nicht versehentlich der Offline-Modus aktiviert ist. Wenn das der Fall ist, erscheint im Kontextmenü die Option “<Name des Postfachs> online schalten”. Führen Sie an dieser Stelle noch den Befehl “<Name des Postfachs> synchronisieren aus”.

Exchange Online-Postfach online und offline schalten, sowie in Apple Mail synchronisieren.
Vergrößern Exchange Online-Postfach online und offline schalten, sowie in Apple Mail synchronisieren.

© Thomas Joos

Onedrive for Business in macOS einbinden

Mit dem Onedrive-Client von Microsoft können Sie unter macOS Onedrive-Konten synchronisieren und parallel dazu auch Onedrive -Business-Konten in Microsoft 365. Gleichzeitig können Sie auch Bibliotheken von Dokumenten in Sharepoint Online oder Microsoft-365-Gruppen und auch aus Microsoft Teams abrufen. Der Onedrive-Client ist also nicht nur ein Cloud-Speicher, sondern die Schnittstelle zu Dokumenten aus verschiedenen Programmen in Microsoft 365, vorrangig Sharepoint und Teams.

OneDrive for Business in macOS anbinden.
Vergrößern OneDrive for Business in macOS anbinden.

© Thomas Joos

Installieren Sie dazu die Onedrive-App aus dem App Store und starten Sie nach der Installation den Client. Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-365-Konto an, genauso wie bei Apple Mail. Teilweise ist auch das Kennwort für den macOS-Schlüsselbund notwendig, wenn Sie die Anmeldedaten für Microsoft 365 im Schlüsselbund abgelegt haben.

Nach der Anmeldung wählen Sie den lokalen Ordner aus, in den Onedrive Daten aus Ihrem Cloud-Speicher synchronisieren soll. Klicken Sie danach auf “Diesen Speicherort auswählen”. Dieser Ordner gilt für die Synchronisierung von Dateien zwischen Ihrem Mac und Onedrive. Nutzen Sie auf iPhones/iPads die gleichen Kontendaten, können Sie auf diesem Weg auch Dateien zwischen Ihren Endgeräten austauschen.

Auswählen des lokalen Speicherortes für Dateien aus OneDrive.
Vergrößern Auswählen des lokalen Speicherortes für Dateien aus OneDrive.

© Thomas Joos

Bestätigen Sie die Konfiguration des Onedrive-Ordners mit “Weiter”. Sie können den Speicherort an dieser Stelle noch ändern. Schließen Sie die Einrichtung ab und bestätigen Sie die Synchronisierung der App mit Microsoft 365. Danach startet ein Einführungsassistent von Onedrive, der die Funktionen der App erklärt. Bevor Sie Daten aus Sharepoint Online oder von Microsoft Teams synchronisieren können, muss zunächst die Standardfunktion von Onedrive for Business funktionieren.

Klicken Sie auf das Onedrive-Icon in der Menüleiste und rufen Sie “Hilfe und Einstellungen” auf. Öffnen Sie danach “Einstellungen” und überprüfen Sie die verschiedenen Optionen des Onedrive-Clients. Wenn Sie auf das Icon von Onedrive klicken, sehen Sie die Dokumente, die im Cloud-Speicher gespeichert sind. Im Finder sind die bereits synchronisierte Dateien ebenfalls zu finden.

OneDrive an die eigenen Anforderungen anpassen.
Vergrößern OneDrive an die eigenen Anforderungen anpassen.

© Thomas Joos

Sharepoint-Bibliotheken und Microsoft Teams synchronisieren

Wenn Onedrive for Business mit macOS verknüpft ist, können Sie Sharepoint-Bibliotheken und auch Dokumente in Microsoft Teams-Gruppen an macOS anbinden, ohne jedes Mal den Browser öffnen zu müssen. Auch diese Synchronisierung übernimmt der Onedrive-Client. Dazu lädt er die ganzen Dateien nicht herunter, sondern der Finder zeigt sie nur an. Sobald Sie eine Datei öffnen, synchronisiert der Onedrive-Client die Datei und öffnet sie gleich.

SharePoint-Bibliotheken und Dateien aus Microsoft-365-Gruppen mit macOS synchronisieren.
Vergrößern SharePoint-Bibliotheken und Dateien aus Microsoft-365-Gruppen mit macOS synchronisieren.

© Thomas Joos

Sie öffnen dazu in Safari die Sharepoint-Bibliothek im Browser. Bei jeder Bibliothek finden Sie in der Menüleiste den Menüpunkt “Synchronisieren”. Bestätigen Sie die Synchronisierung jeweils mit “Erlauben”. Danach synchronisiert Onedrive diese Bibliothek. Sie können an dieser Stelle auch mehrere Bibliotheken synchronisieren lassen. Der Onedrive-Client fragt für die Bibliotheken nach, wo diese gespeichert werden sollen, genauso wie bei Ihren eigenen Dateien in Onedrive for Business. Dieser Vorgang läuft parallel zur Synchronisierung Ihrer Daten aus Onedrive for Business ab.

Anzeigen der SharePoint-Bibliotheken im Finder von macOS
Vergrößern Anzeigen der SharePoint-Bibliotheken im Finder von macOS

© Thomas Joos

Öffnen Sie danach den Finder, finden Sie bei “Orte” den Ordner “Onedrive – Freigegebene Bibliotheken” und an dieser Stelle für jede Bibliothek einen eigenen Ordner mit den Dokumenten und Daten dieser Bibliothek. Öffnen Sie ein Dokument, synchronisiert der Onedrive-Client dieses und Sie können es in macOS bearbeiten. Das funktioniert auf diesem Weg für Sharepoint-Bibliotheken und für Microsoft 365-Gruppen sowie für Teams-Dokumente.

Microsoft Teams in macOS integrieren

Neben der Weboberfläche können Sie Microsoft Teams aus Microsoft 365 auch als App in macOS integrieren. Laden Sie dazu bei Microsoft den Teams-Client in macOS herunter. Danach öffnen Sie die PKG-Datei. Der Webclient von Teams steht über die Adresse “teams.microsoft.com” zur Verfügung. Mit Safari haben wir jedoch schlechte Erfahrungen gemacht, der Webclient von Teams funktioniert mit Chrome am Mac besser.

Nach der Installation kann der Teams-Client an die eigenen Anforderungen angepasst werden.
Vergrößern Nach der Installation kann der Teams-Client an die eigenen Anforderungen angepasst werden.

© Thomas Joos

Nach dem Download erfolgt die Installation des Teams-Clients. In diesem Zug können Sie sich gleich an Microsoft Teams anmelden. Das funktioniert genauso wie die Anmeldung an Apple Mail. Nach der Anmeldung startet der Teams-Client. Bestätigen Sie die Sicherheitswarnungen von macOS, damit Teams auf dem Mac funktioniert. Sie sehen oben rechts Ihre erfolgreiche Anmeldung.

Zusätzlich finden Sie oben rechts über das Menü mit den drei Punkten mit “Settings” die Einstellungen des Teams-Clients. Bei “General” können Sie die Sprache einstellen und festlegen, dass Teams mit macOS startet. Bei “Geräte” können Sie wiederum festlegen, dass Teams auf Ihre Webcam und das Mikrofon zugreifen darf.

Zugriff auf Mikrofon und Lautsprecher konfigurieren und Testanrufe für Teams in macOS durchführen.
Vergrößern Zugriff auf Mikrofon und Lautsprecher konfigurieren und Testanrufe für Teams in macOS durchführen.

© Thomas Joos

Über “Testanruf führen” können Sie wiederum die Einstellungen testen. Nach der Festlegung aller Optionen können Sie mit Teams in macOS genauso wie mit dem Webclient. Die Teams, in denen Sie Mitglied sind, sehen Sie im Client auf der linken Seite.

Der Teams-Client steht nach der Einrichtung in macOS zur Verfügung.
Vergrößern Der Teams-Client steht nach der Einrichtung in macOS zur Verfügung.

© Thomas Joos

Dokumente aus Microsoft Teams mit macOS über Onedrive synchronisieren

Wollen Sie die Dateien eines Teams mit macOS synchronisieren, genauso wie die Sharepoint-Bibliotheken, rufen Sie zunächst den Webclient über die Adresse teams.microsoft.com auf. Nach der Anmeldung öffnen Sie die Gruppe, deren Dokumente Sie synchronisieren wollen und wechseln danach auf die Registerkarte “Dateien”.

Um einen Ordner oder eine Datei in einem Team mit macOS zu synchronisieren, klicken Sie die Datei oder das Verzeichnis mit der rechten Maustaste an und wählen “In Sharepoint öffnen”. Jetzt können Sie an dieser Stelle mit “Synchronisieren” die Datei oder den Ordner genauso synchronisieren, wie Sharepoint-Bibliotheken. Auch diese Dateien stehen danach im Finder zur Verfügung und Sie müssen zum Öffnen nicht jedes Mal in den Teams-Client wechseln.

Dokumente aus Teams heraus mit macOS über OneDrive synchronisieren.
Vergrößern Dokumente aus Teams heraus mit macOS über OneDrive synchronisieren.

© Thomas Joos

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